Als wir B&B Reifenservice kennen lernten, sah ihr Alltag so aus: Kundenanfragen per WhatsApp, Terminbestätigung per Telefon, manuelle Übertragung in ein Excel-Sheet, und dann nochmal händisch in die Buchhaltungs-Software. Täglich über 3 Stunden reine Verwaltungsarbeit.
Die Ausgangssituation
Viele Handwerksbetriebe kennen dieses Muster: verschiedene Tools, die nicht miteinander reden. Eine WhatsApp-Anfrage wird zu einem Telefonanruf, der in einem Kalender landet, der wiederum manuell in eine Rechnung übertragen wird. Jeder Schritt kostet Zeit.
Was wir gebaut haben
Mit Make und einer Kombination aus WhatsApp Business API, Google Calendar und DATEV-Integration haben wir einen automatisierten Workflow aufgebaut:
- Eingehende WhatsApp-Terminanfragen werden automatisch kategorisiert (Reifenwechsel, Einlagerung, Reparatur)
- Freie Termine werden vorgeschlagen und bei Bestätigung direkt geblockt
- Kundendaten werden ins CRM übertragen – kein doppeltes Eintippen
- Nach dem Termin: automatische Rechnung mit vorausgefüllten Daten
Das Ergebnis nach 4 Wochen
- Täglicher Verwaltungsaufwand: von 3 Stunden auf 20–30 Minuten
- Fehlerquote bei Terminübertragungen: nahezu null
- Kundenzufriedenheit: messbar gestiegen durch schnellere Reaktionszeiten
Was kostet so etwas?
Für Analyse, Aufbau und Testing: ca. 15–20 Stunden. Laufende Kosten: ca. €30/Monat für die Tools. Der ROI war nach dem ersten Monat bereits deutlich positiv. Hast du ähnliche Prozesse? Wir analysieren kostenlos, ob sich Automatisierung lohnt.